Optimización de la Dotación y Ley de las 40 Horas: ¿cómo adaptarse sin perder eficiencia?

Por Dante Leal, ingeniero en Notus

¿Puede una empresa seguir operando con la misma eficiencia trabajando menos horas por semana? Esa es la pregunta que muchas organizaciones se están haciendo tras la entrada en vigencia de la Ley de las 40 horas en Chile. La reforma busca mejorar la calidad de vida de los trabajadores, pero también tensiona la forma en que planificamos dotaciones, turnos y operaciones. Menos horas disponibles por persona significa decisiones más complejas para mantener la productividad sin sobrecargar al equipo ni aumentar costos innecesarios. En este escenario, optimizar la dotación se vuelve clave. En este blog te contamos cómo desde Notus estamos ayudando a las empresas a enfrentar este desafío con herramientas concretas, modelos adaptables y una mirada estratégica que pone a las personas al centro de la operación.

¿Qué implica realmente la Ley de las 40 Horas?

La Ley de las 40 horas en Chile, promulgada en abril de 2023, establece una reducción progresiva de la jornada laboral semanal, que pasó a 44 horas en 2024, 42 horas en 2026 y llegará a 40 horas en 2028. Esta reforma, de fuerte impacto social y laboral, busca mejorar la calidad de vida de los trabajadores, promoviendo un mayor equilibrio entre el trabajo y la vida personal.

Esta disminución del tiempo disponible por trabajador obliga a las empresas a rediseñar turnos y repensar cómo cubrir sus operaciones sin comprometer la eficiencia. En sectores productivos con turnos rotativos o continuidad operacional, como la industria manufacturera, logística o centros de distribución, los efectos son inmediatos: menos horas-hombre disponibles, mayor presión sobre la planificación de dotaciones y, en muchos casos, un aumento en los costos por contratación adicional o pago de horas extra.

Los desafíos más comunes en la gestión de la dotación

Desde antes de la entrada en vigor de la Ley de las 40 horas muchas organizaciones ya enfrentaban problemas estructurales en la gestión de su dotación. Se trata de problemáticas comunes que, al no ser abordadas a tiempo, pueden afectar fuertemente la productividad, los costos y el clima organizacional. Algunos de los más relevantes son:

• Sub o sobredotación crónica: Operar con una cantidad de personas superior o inferior a la realmente necesaria suele deberse a la falta de planificación basada en datos operativos concretos.
  
• Turnos mal estructurados: Es frecuente encontrar esquemas heredados que no se ajustan a las necesidades actuales, lo que puede traducirse en jornadas excesivas, descansos insuficientes o incumplimientos normativos.
  
• Escasa adaptación a la estacionalidad: En sectores con demanda variable, mantener una dotación fija durante todo el año genera ineficiencias, ya sea por falta de capacidad en temporadas altas o por sobrecostos en períodos bajos.
  
• Falta de visibilidad sobre la eficiencia: Sin indicadores que vinculen horas-hombre con producción efectiva, resulta difícil evaluar si los recursos están siendo utilizados de manera óptima.
  
• Sobrecarga de horas extra: Cuando la planificación no está alineada con la operación, el recurso más inmediato suele ser aumentar las horas extra, lo que impacta negativamente tanto en los costos como en el bienestar de las personas.
  
• Ausentismo imprevisto o estructural: Las ausencias por licencias, vacaciones o permisos especiales, si no están contempladas en la planificación, pueden comprometer la continuidad operacional y generar soluciones reactivas poco sostenibles.

Ahora bien, con la entrada en vigencia de la Ley de las 40 horas, todos estos problemas se agudizaron y aparecen nuevos desafíos que exigen una gestión aún más estratégica por parte de los altos ejecutivos.

¿Cómo construir un modelo de planificación adaptable?

Optimizar la dotación significa determinar la cantidad justa de trabajadores que permita alcanzar los niveles de producción deseados, ya sea en volumen o en tiempo, cumpliendo con las normativas legales y operativas, y al menor costo posible.

La planificación de la dotación de personal debe estar  alineada con las necesidades productivas de la empresa, las cuales varían a lo largo del tiempo. Por ello, surge la necesidad de contar con un modelo dinámico de planificación de la dotación, donde las demandas de producción se transforman en esquemas de turnos factibles, ajustados a la operación y generados al menor costo posible.

Este enfoque no solo optimiza la asignación de recursos, sino que también garantiza la flexibilidad para adaptarse a cambios en las demandas productivas sin perder eficiencia. A continuación, presento un modelo de planificación que es capaz de adaptarse a diferentes industrias.

Modelo de planificación

1. Cálculo de la demanda
   

El resultado de esta etapa es la estimación de la cantidad de trabajadores requeridos por función dentro de la empresa, desagregada por turno y para un período definido, que permita alcanzar los niveles de producción planificados. Esta demanda puede calcularse de dos formas según el tipo de función: en el caso de funciones vinculadas directamente al volumen de producción, se parte de datos históricos o proyectados del volumen a producir, los cuales se traducen en horas-hombre, y posteriormente, en personas necesarias por turno; en cambio, para funciones no directamente ligadas al volumen, la estimación se basa en la cantidad de horas de presencia operativa requeridas, que luego se transforman en trabajadores por turno.

2. Modelo de asignación de turnos
   

El siguiente paso es construir mallas de turnos que asignen eficientemente a los colaboradores, cumpliendo con la demanda y con restricciones legales y operativas. Algunas de las restricciones más importantes son: jornadas máximas semanales (40 o 42 horas), tiempos mínimos de descanso entre turnos, duración mínima y máxima de cada turno, rotación equitativa entre trabajadores, compatibilidad con contratos laborales vigentes y cualquier otra restricción interna definida por la operación.

En este proceso es posible modelar diferentes formas de asignar el personal, todos en conformidad con las restricciones mencionadas, pero diferenciados por las reglas específicas que se apliquen. Estas pueden incluir, el tipo de jornada laboral (completa y/o parcial), el esquema de turnos utilizado (por ejemplo, 5×2, 6×1, 4×3, entre otros), la rotación o no de los trabajadores entre turnos, y la posibilidad de que un colaborador desempeñe una o varias funciones para aprovechar sinergias operativas.

3. Modelo de análisis de costos
   

Una vez generadas las distintas mallas de turnos factibles, el paso siguiente es evaluar su impacto económico a través de un modelo de análisis de costos. Este modelo permite calcular el costo total asociado a cada escenario, integrando parámetros como los sueldos base, el valor de las horas extras, los recargos legales y los costos asociados al ausentismo.

Con estos datos, se puede estimar el gasto mensual o anual que implicaría implementar cada malla de turnos. Además, los resultados pueden visualizarse mediante gráficos comparativos que permiten comunicar de forma clara las diferencias entre escenarios, facilitando así la toma de decisiones informadas por parte de las jefaturas o áreas responsables.

Beneficios de optimizar la dotación

 

Desde mi experiencia, creo que la ley de las 40 horas es una oportunidad para repensar cómo gestionamos el recurso más valioso de cualquier empresa: las personas. Este tipo de planificación permite tomar decisiones mucho más informadas y sostenibles en el tiempo.  Al traducir correctamente la operación en necesidades reales de dotación, se pueden observar beneficios concretos como:

• Cumplimiento normativo: Diseñar turnos que respeten el Código del Trabajo deja de ser una dificultad constante y se vuelve parte del proceso natural de planificación.
• Control de costos: Ajustar la dotación a lo necesario permite reducir significativamente el uso de horas extras y, con ello, los sobrecostos operativos.
• Mayor eficiencia productiva: Cuando los recursos están bien distribuidos, la operación fluye mejor y se aprovecha al máximo la capacidad instalada.
• Mejores condiciones laborales: Evitar la sobrecarga tiene un efecto directo en el bienestar de las personas.
• Adaptabilidad a cambios estacionales: Contar con una herramienta de planificación dinámica permite ajustar sin reestructurar todo el modelo.
• Visión de largo plazo: Contar con una base sólida de datos y planificación permite mirar más allá del día a día, anticipando cambios normativos o del mercado.

Si necesitas rediseñar tus turnos, planificar con datos y adaptarte al nuevo marco normativo sin perder eficiencia, conversemos. En Notus podemos ayudarte a construir una solución a la medida de tu operación.