Digitalizar la toma de decisiones
Una buena parte del trabajo que realizamos en Notus se enfoca en digitalizar procesos de toma de decisiones. Esto es, optimizar la forma en que las empresas toman sus decisiones, en el corto, mediano y/o largo plazo. Este tipo de iniciativas también son parte del ya renombrado fenómeno de transformación digital que viven las empresas. Si bien muchas veces se confunde este concepto con la idea de “eliminar el papel” dentro de una organización, la transformación digital más profunda reconstruye dinámicas de trabajo al interior de una organización, para adaptarlas las necesidades y exigencias del mundo digital.
¿Qué es un proceso de toma de decisiones?
Un proceso de toma de decisiones generalmente se desarrolla por un equipo de personas. Imaginemos a Jaime (responsable del abastecimiento) y a su equipo de ingenieros. Jaime y su equipo se juntan todas las semanas para revisar el plan de abastecimiento de la empresa. Uno de los ingenieros lleva el control de los inventarios de productos en las bodegas, en una planilla excel. Otro se encarga de contactar a los transportistas y otro se encarga de negociar los productos con los distintos proveedores. En cada reunión se actualiza la información de la semana pasada, se comparten planillas de cálculo, se revisan los datos y se hacen proyecciones. Cada uno maneja su propio formato; algunas registros son ordenados y otros no. A veces aparecen errores en las fórmulas, otras veces deben llamar a un tercero para conseguir un dato faltante.
Finalizado el trabajo, el equipo es capaz de decidir respecto a qué productos comprar, cuánto comprar y a qué proveedor y qué transportistas realizarán los traslados.
¿Cómo se puede optimizar?
La gran pregunta es ¿la decisión del equipo fue la mejor? Hemos visto en reiteradas ocasiones que, debido al tamaño y complejidad de problemas como éstos, las soluciones no son siempre las mejores. Las empresas generalmente ocupan alguna heurística o regla simple para llegar a una o dos soluciones. Cinco soluciones ya es raro. Es decir, encuentran soluciones factibles (permiten que las empresa funcione), pero siempre hay mejores. En el ejemplo anterior, existen múltiples alternativas de proveedores (distintos precios), múltiples opciones de transportistas (distintas tarifas de transporte), múltiples instalaciones y productos. El número de combinaciones asciende a cientos o miles de millones de soluciones. Y cuando el análisis se realiza de forma manual, es prácticamente imposible no dejar pasar soluciones mejores.
En estos casos, construimos un algoritmo o modelo que considere todas las variables que existen en el proceso. Luego, apoyamos a los equipos en su utilización. (¿qué es un modelo de optimizacion?)
¿Y la transformación digital?
La digitalización ocurre cuando un modelo, ya testeado y funcionando, pasa a ser parte de la dinámica de trabajo. Cuando los equipos comienzan a tomar decisiones con el apoyo de nuevas tecnologías. En este caso, no solo se digitalizan los nuevos modelos, sino que también la información disponible, el nuevo flujo de trabajo, los análisis y los resultados. La reuniones semanales del equipo de Jaime ahora pueden desarrollarse en cualquier lugar del mundo, y es posible agregar nuevos invitados y observadores al proceso (solo es necesario dar acceso a la solución desarrollada). El registro de escenarios se encuentra en línea y los servidores están siempre disponibles para realizar nuevas optimizaciones. En definitiva, se reconstruye una dinámica de trabajo, y se apoya a las personas con nuevas tecnologías y modelos, para poder enfrentar los nuevos desafíos futuros.