Por Ignacia Córdova
En todas las empresas se presentan desafíos de planificación y coordinación día a día. Por ejemplo, en algunos momentos podemos generar un quiebre de stock donde le ofrecemos un mal servicio a los clientes debido a una mala coordinación entre el área de ventas y el de abastecimiento. En otros, podemos hacer compras muy grandes utilizando altos niveles de capital de trabajo sin saber lo que será la demanda a futuro del producto, o también, a veces, efectuamos cambios de último minuto en los planes de producción, ya que la demanda fue distinta a la presupuestada.
¿Qué es el proceso S&OP?
Para solucionar estas complejidades es que nació el proceso de Sales and Operation Planning (S&OP), o en español, Planificación de Ventas y Operaciones, con la finalidad de crear un plan de negocios basado en los datos provenientes de las otras áreas. Su objetivo es mejorar la cadena de suministro, producción o distribución mediante una coordinación entre diferentes divisiones de la empresa.
Es decir, es el proceso de integrar la gestión y la toma de decisiones para balancear el abastecimiento, la producción y la demanda, alineando los planes operativos, comerciales y financieros con la estrategia de negocio en un horizonte de tiempo determinado. Para lograr este gran desafío, el proceso debe conversar con áreas clave de la organización como ventas, marketing, finanzas, distribución y producción. Debido a esto es que se caracteriza por ser un proceso circular y no secuencial con un fuerte componente colaborativo. El S&OP solo funciona si existe una colaboración comprometida entre todas las divisiones de la compañía.
Pasos para realizar este proceso
Contar con un proceso de planificación es imprescindible para la eficiencia operacional. Debido a esto existen diferentes pasos para realizar S&OP. Estos son:
- Planificar la demanda: Es muy importante generar una visión comercial de lo que se espera que sea la demanda de los servicios o productos entregados en un horizonte de tiempo determinado.
- Planificar los suministros: Luego, se deben identificar las potenciales restricciones en la satisfacción de la demanda esperada.
- Planificar la producción: De esta forma, es imperativo determinar el plan productivo a realizar reconociendo las limitaciones de este proceso.
- Generar escenarios: Por consiguiente, es imprescindible generar alternativas posibles de cursos de acción si es que suceden eventos inesperados.
- Realizar una Junta S&OP: Esta reunión consiste en tomar decisiones y acordar el plan a seguir.
- Publicar el plan: Finalmente, se debe comunicar a la organización las decisiones y objetivos acordados en la Junta S&OP.
Aunque la práctica de coordinar el área de ventas con la de operaciones existe desde hace décadas, con las nuevas tecnologías presentes es un mundo totalmente nuevo. Muchos aún utilizan múltiples hojas de cálculo para intentar coordinar los procesos, pero estas no nos proporcionan las herramientas necesarias para simular escenarios o predecir cambios en los mercados. Es por esto, que las soluciones para realizar S&OP han evolucionado con la necesidad de integrar datos, como el comportamiento del usuario y la información del mercado en tiempo real, permitiendo prever cambios en la oferta y demanda.
¿Cómo pronosticamos demanda en Notus?
En Notus podemos ayudarte desarrollando diversas herramientas como pronósticos o forecast de demanda, análisis de datos avanzados mediante la metodología de advanced analytics, modelos de simulación para probar situaciones hipotéticas sin el riesgo real que conlleva tomar esas decisiones o planificar tu producción mediante modelos de optimización. Estas soluciones te las podemos entregar en un moderno software alojado en la nube, debido a la gran cantidad de datos que pueden estar involucrados. Con la colaboración de Notus en el proceso S&OP los beneficios que se pueden esperar son diversos. Podemos planificar la demanda, el suministro y la producción de manera que aumentemos los ingresos, la rentabilidad, el flujo de efectivo y mejoremos el servicio a clientes, además de obtener una comunicación y coordinación superior entre áreas.
En conclusión, S&OP es un proceso de planificación que atraviesa a todas las áreas de la operación de una compañía y que implementado de forma inteligente permite una actividad más ágil y más fluida en la empresa. Notus ofrece diversas herramientas para la implementación o perfeccionamiento del S&OP. ¿Tienes problemas de coordinación en las áreas de operación y ventas? Conversemos.
